Förändring och Risk

Förändring brukar delas in i två kategorier: De stora kliven och de små stegen. Inom kvalitet brukar vi prata on ständiga förbättringar och project, där de ständiga förbättringarna är de små stegen och projekt de stora kliven.

De ständiga förbättringarna pågår hela tiden, och är normalt hanterbara inom det löpande verksamheten och enkel uppföljning räcker för att se att det fungerar, annars kan man återgå till det tidigare arbetssättet. I projekt däremot, tas större omtag och kan ibland vara ireversibla, dessutom brukar det vara en fördröjning mellan beslut och implementering av förändring tills dess att återkoppling på att det fungerar fås. Det innebär att det är främst i projekt som man måste tänka i termer av risk.

Om vi definierar ett projekt som en transition mellan Tillstånd A och Tillstånd B, innebär det ju självfallet att ju större steg därimellan destor större risk.

Tillstånd A -> Tillstånd B

När man bryter ner Transitionen mellan tillstånd A och tillstånd B, räcker det ju inte att titta på transitionen för att förstå riskerna, man måste även ta hänsyn till projektets begränsningar, de är normalt tid (när projektet ska vara klart), pengar (hur mycket projektet får kosta) samt människor (Både vilka människor och hur de ska arbeta). Risken är ju inte bara att kunna genomföra transitionen utan att kunna genomföra den med de givna begränsningarna.

Project Risk Triangle

Därmed kan vi definiera projekt risk som osäkerheten om transitionen mellan tillstånd A och tillstånd B kan genomföras inom de ställda begränsningarna. Transitionen brukar kallas projektskop. Det kan vi visualisera, för att förtydliga:

Antingen kan Scope ej levereras över huvudtaget, men oftast är utmaningen att leverera skopet inom begränsningarna. Och risken är osäkerheten i om det går eller inte går.

Denna modell skiljer sig från den traditionella projekttriangeln där begränsningarna är Tid, Pengar och Skop och där innehållet är kvalitet. I vissa fall har Skop och kvalitet bytt plats. Den traditionella modellen har flera problem. Den saknar det faktum att människor (Vilka de är och hur de arbetar) är kritiskt för om ett projekt kommer lyckas eller inte. Dessutom är ju skopet inte en begränsning utan syftet med projektet. Men inte heller är kvalitet en begränsning utan en indikation på hur väl skopet levererats.

Hur kommer kvalitet in i den modell som jag föreslår? Som jag tidigare berättat finns det en tydlig koppling mellan risk och kvalitet. Det är realiserade risker som blir kvalitetsproblem eller andra sorters problem.

Vad innebär denna föreslagna modell i praktiken? Det kommer jag att återkomma till, men det jag kan säga nu är att det ger en möjlighet att arbeta mycket mera medvetet med risker, vilket den andra modellen inte medger.

Koppling mellan kvalitet och risk

Det finns en direkt koppling mellan kvalitet och risk. Med den tidigare definitionen på kvalitet, samt att risk är en osäker (negativ) påverkan, kan man därför säga att alla kvalitetsproblem var risker innan de realiserades.

Därför är det preventiva kvalitetsarbetet, direkt kopplat till arbete med risker. Medan det reaktiva kvalitetsarbetet hanterar uppkomna kvalitetsproblem.
Den vanliga frågan i det preventiva riskarbetet blir då: Hur identifierar vi risker som kan leda till Kvalitetsproblem?
Det finns mängder av metoder för att göra detta, den mest kända är nog FMEA, vi kommer att återkomma till FMEA metoden senare. Men innan vi tittar på hur vi identifierar risker måste vi ställa oss frågan: Hur uppstår risker som leder till kvalitetsproblem?

Här måste vi återkomma till riskdefinitionen och betona osäkerheten. När är något osäkert (sannolikhet)? När det ännu inte inträffat, det vill säga att tilltståndet där problemet uppstår ej inträffat. Vilket leder oss till order förändring, då det är direkt kopplat till transitionen av tillstånd. Risken uppstår i samband med förändring. Ju större förändring, desto större osäkerhet, desto större risk.

Om ovan samband accepteras innebär det att risk uppstår i förändring och utan förändring ingen risk. I vår värld har vi ständingt variation och därmed alltid en viss grad av förändring och därmed risk. Men betydande risker och de som leder till betydande kvalitetsproblem uppstår huvudsakligen i förändring. Det kan vara både interna och externa förändringar, externt både mot kund och mot leverantör. Samtidigt så behöver vi förändring, det är i förändring vi kan uppnå förbättring, men ändå är det här som vi skapar våra kvalitetsproblem. Det är ingen lätt ekvation, men vet man om att den finns, och arbetar med den medvetet finns det alla möjligheter att identifiera riskerna och hantera dem, och därmed arbeta preventivt med kvalitetsproblem.